Politica de tratamiento de datos personales
MÉDULA CLUB
Última actualización: 14 de octubre de 2026
1. Identificación del responsable del tratamiento
MÉDULA CLUB, en adelante “MÉDULA”, en desarrollo de sus actividades culturales, artísticas, musicales y de entretenimiento, establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de informar a los titulares sobre la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización y supresión de sus datos personales.
Responsable del tratamiento: MÉDULA
Nombre comercial: MÉDULA
Domicilio: Bogotá D. C., Colombia.
Dirección: Calle 63A No. 16-21, Bogotá D. C.
Correo electrónico para asuntos de protección de datos: contacto@medulaclub.com
Teléfono de contacto: 3144451450
La identidad jurídica y los datos de contacto definitivos del responsable deberán completarse antes de publicar esta política.
2. Marco normativo
La presente política se rige por las disposiciones aplicables en Colombia, especialmente:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales.
- Decreto 1074 de 2015, en las disposiciones reglamentarias aplicables al tratamiento de datos personales.
- Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable.
- Las instrucciones, circulares y demás disposiciones vigentes expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Estas normas regulan los derechos de los titulares y las obligaciones de quienes recolectan y tratan información personal.
3. Definiciones
Para efectos de esta política, se entenderá por:
Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
Titular: Persona natural a quien pertenecen los datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, incluida su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para el tratamiento de sus datos, cuando sea legalmente exigible.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como ciertos datos relativos a la salud, la orientación política o la vida sexual, entre otras categorías previstas por la ley.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
4. Ámbito de aplicación
Esta política aplica a los datos personales recopilados por MÉDULA a través de:
- El sitio web oficial y sus formularios digitales.
- Formularios de inscripción, registro e ingreso a eventos.
- Convocatorias dirigidas a artistas emergentes, DJ, productores musicales y creadores de distintas disciplinas.
- Formularios para participar en actividades culturales, audiovisuales, musicales o artísticas.
- Listas de invitados, registros de asistencia y mecanismos de validación de ingreso.
- Canales de contacto, correo electrónico y redes sociales administradas por MÉDULA.
- Otros medios físicos o digitales utilizados por MÉDULA para desarrollar sus actividades.
La política será aplicable a los datos tratados directamente por MÉDULA y, según corresponda, a los tratamientos realizados por terceros que actúen como encargados por cuenta de este.
5. Finalidades del tratamiento de los datos personales
MÉDULA podrá recolectar y tratar datos personales para las siguientes finalidades, según el formulario, la actividad y las autorizaciones otorgadas por cada titular:
5.1. Registro e ingreso a eventos
- Gestionar las inscripciones y solicitudes de ingreso a eventos organizados o promovidos por MÉDULA.
- Verificar la identidad y los datos suministrados cuando resulte necesario para administrar el acceso.
- Elaborar y administrar listas de invitados, asistentes y participantes.
- Comunicar confirmaciones, cambios de programación, cancelaciones, horarios, condiciones de ingreso y demás información operativa relacionada con los eventos.
- Atender solicitudes, consultas, novedades e incidentes relacionados con el registro o la asistencia.
- Mantener registros administrativos necesarios para la organización y evaluación de las actividades.
5.2. Convocatorias y participación artística
- Recibir postulaciones de artistas emergentes, DJ, productores, músicos, artistas visuales, creadores audiovisuales y participantes de otras disciplinas relacionadas con la cultura electrónica.
- Revisar portafolios, perfiles artísticos, propuestas, enlaces, material de audio, video y demás información aportada voluntariamente por los postulantes.
- Evaluar propuestas para posibles presentaciones, colaboraciones, convocatorias, proyectos y actividades culturales.
- Contactar a los postulantes para comunicar resultados, solicitar información complementaria o coordinar su eventual participación.
- Mantener un registro de postulaciones y participaciones anteriores para gestionar convocatorias futuras compatibles con la finalidad informada y autorizada.
La presentación de una postulación no garantiza contratación, selección, programación artística ni participación en un evento.
5.3. Comunicaciones y comunidad
- Informar sobre eventos, actividades culturales, convocatorias y proyectos de MÉDULA.
- Fortalecer la comunidad alrededor de la música electrónica y las expresiones artísticas relacionadas.
- Enviar invitaciones, novedades y contenidos relacionados con los intereses manifestados por los titulares, cuando exista la autorización correspondiente.
- Gestionar suscripciones a boletines, listas de difusión u otros canales de comunicación, de acuerdo con las preferencias y autorizaciones de cada persona.
Los mensajes promocionales y comerciales deberán contar con la autorización que corresponda. El titular podrá retirar su consentimiento para estas comunicaciones sin que ello implique automáticamente la eliminación de los datos que deban conservarse por otras finalidades legítimas.
5.4. Gestión administrativa y seguridad
- Administrar las relaciones con asistentes, artistas, proveedores y colaboradores.
- Prevenir registros duplicados, usos fraudulentos de formularios y accesos no autorizados.
- Proteger la integridad de los sistemas, formularios, bases de datos e instalaciones, dentro de los límites legales.
- Atender requerimientos de autoridades competentes y cumplir obligaciones legales o contractuales.
- Gestionar reclamaciones y conservar soportes cuando exista una obligación legal o una necesidad legítima de defensa de derechos.
5.5. Contenidos audiovisuales y difusión cultural
Cuando se informe previamente y se obtenga la autorización correspondiente, MÉDULA podrá utilizar fotografías, videos, grabaciones de voz, entrevistas o registros audiovisuales de los participantes para documentar, divulgar y promocionar sus actividades culturales y artísticas.
La autorización para el uso promocional de la imagen o la voz deberá distinguirse de la autorización general para tratar datos personales cuando sea necesario, e indicar los medios, las finalidades y el alcance del uso previsto.
La asistencia a un evento no deberá interpretarse, por sí sola, como una autorización ilimitada para utilizar la imagen, la voz o los datos personales del asistente en campañas publicitarias.
6. Datos personales que podrán ser recolectados
Dependiendo de la finalidad del formulario, MÉDULA podrá recolectar:
- Datos de identificación: nombre y apellidos.
- Datos de contacto: correo electrónico, teléfono y usuario de redes sociales, cuando resulte pertinente.
- Datos de registro: evento de interés, fecha de inscripción, estado de confirmación y datos necesarios para gestionar el acceso.
- Datos artísticos o profesionales: nombre artístico, disciplina, biografía, portafolio, enlaces a perfiles, experiencia, propuestas y material creativo suministrado voluntariamente.
- Datos de interacción: comunicaciones enviadas a MÉDULA, solicitudes y preferencias de contacto.
- Datos técnicos: información técnica generada por el uso del sitio web, como registros de acceso o cookies, cuando se utilicen y de acuerdo con la información y los consentimientos que legalmente correspondan.
MÉDULA procurará recolectar únicamente los datos pertinentes y necesarios para cada finalidad. No solicitará información sensible ni datos adicionales que no sean necesarios para la actividad correspondiente.
La información de identificación adicional, como número de documento, fecha de nacimiento o datos relacionados con condiciones particulares de acceso, solo deberá solicitarse cuando exista una finalidad justificada y se informe al titular.
7. Datos sensibles, imagen y voz
MÉDULA evitará recolectar datos sensibles, salvo cuando exista una finalidad legítima, una necesidad demostrable y una base jurídica válida para hacerlo.
Si excepcionalmente se solicitan datos sensibles, el titular será informado expresamente de su carácter sensible, de la finalidad de la recolección y de su derecho a no responder preguntas sobre ellos. La autorización deberá ser explícita cuando sea exigible por la ley.
La información relacionada con salud, discapacidad, biometría u otras circunstancias sensibles no se solicitará de manera rutinaria para ingresar a los eventos.
El tratamiento de fotografías, videos y grabaciones que permitan identificar a una persona se realizará con sujeción a la legislación aplicable. Si una actividad implica datos biométricos, estos recibirán el tratamiento reforzado correspondiente a su naturaleza.
8. Autorización del titular
MÉDULA solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular antes de realizar el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas legalmente.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o digitales que permitan consultar posteriormente la evidencia del consentimiento otorgado.
Los formularios deberán informar, de forma clara y accesible:
- La identidad del responsable del tratamiento.
- Las finalidades para las que se recopilan los datos.
- Los derechos del titular.
- Los canales para consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de los datos, así como para revocar la autorización.
- La ubicación o el enlace de acceso a esta política.
MÉDULA conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas y de la versión de la política informada al titular.
El envío de un formulario no se entenderá automáticamente como autorización para todas las finalidades posibles. Las finalidades opcionales, como las comunicaciones promocionales o ciertos usos de imagen, deberán contar con mecanismos de autorización diferenciados cuando corresponda.
9. Derechos de los titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.
- Conocer, previa solicitud, el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento.
- Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos cuando proceda legalmente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, según corresponda.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, conforme a las reglas legales aplicables.
Estos derechos se ejercerán dentro de los límites y condiciones establecidos por la legislación vigente.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
El titular podrá presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través del siguiente canal:
Correo electrónico: contacto@medulaclub.com
Asunto sugerido: Protección de datos personales – MÉDULA.
La solicitud deberá incluir, en la medida necesaria para tramitarla:
- Nombre completo del titular.
- Descripción de la solicitud.
- Datos de contacto para recibir respuesta.
- Documentos de soporte o acreditación de representación, cuando sean necesarios.
10.1. Consultas
Las consultas se atenderán dentro del término legal de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de ese plazo, se informará al interesado el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.
10.2. Reclamos
Cuando el titular solicite la corrección, actualización o supresión de sus datos, o manifieste un presunto incumplimiento de la normativa, se tramitará la solicitud como reclamo.
Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El reclamo completo se resolverá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Si no es posible atenderlo en ese término, se informarán las razones de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.
Los términos anteriores corresponden a los previstos en el régimen colombiano de protección de datos personales.
11. Revocatoria de la autorización y supresión de datos
El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos personales mediante los canales establecidos por MÉDULA.
La solicitud será evaluada de acuerdo con las condiciones legales aplicables. No procederá la supresión cuando exista un deber legal o contractual que exija conservar la información, una obligación de archivo o una causa legítima que justifique su conservación.
Cuando se solicite dejar de recibir comunicaciones promocionales, MÉDULA adoptará las medidas necesarias para suspender dichas comunicaciones, sin afectar otros tratamientos autorizados o legalmente necesarios.
La revocatoria o supresión no implica necesariamente la eliminación inmediata de todos los registros de una persona cuando deban mantenerse por obligaciones legales, contables, contractuales o para atender reclamaciones, entre otras causas permitidas por la ley.
12. Tratamiento de datos de artistas y postulantes
Los datos de las personas que participen en convocatorias artísticas podrán conservarse durante el tiempo necesario para evaluar la postulación y gestionar la convocatoria correspondiente.
La conservación del perfil artístico para futuras convocatorias deberá responder a una finalidad informada y contar con la autorización correspondiente cuando sea exigible.
Los portafolios, archivos de audio, videos, fotografías, enlaces y demás materiales creativos suministrados se utilizarán para los fines de evaluación y contacto informados. La recepción de estos materiales no transfiere automáticamente a MÉDULA los derechos de autor ni los derechos de explotación sobre las obras presentadas.
Cualquier uso distinto de los materiales creativos, publicación, reproducción o explotación comercial deberá contar con la autorización, licencia o acuerdo que corresponda.
13. Tratamiento de datos de asistentes a eventos
Los datos recolectados mediante formularios de ingreso se utilizarán para administrar el registro y la participación en el evento para el cual fueron suministrados, así como para las demás finalidades que hayan sido informadas y autorizadas válidamente.
MÉDULA podrá utilizar información estadística agregada o anonimizada para analizar la asistencia, evaluar sus actividades y mejorar la organización de futuros eventos, procurando que dicha información no permita identificar a los titulares.
La inscripción o asistencia a un evento no autoriza automáticamente la incorporación del titular a campañas publicitarias, listas de difusión indefinidas ni bases de datos de terceros para fines distintos de los informados.
14. Transmisión y transferencia de datos a terceros
MÉDULA podrá permitir el acceso a datos personales por parte de proveedores que presten servicios necesarios para sus operaciones, como alojamiento web, formularios, correo electrónico, administración de bases de datos, gestión de eventos o comunicaciones.
Cuando dichos proveedores actúen como encargados del tratamiento, su acceso deberá limitarse a las instrucciones y finalidades autorizadas, y deberán adoptarse las medidas contractuales y de seguridad correspondientes.
MÉDULA no venderá datos personales como práctica ordinaria de su actividad. Tampoco compartirá bases de datos con terceros para fines propios de publicidad o comercialización sin la autorización o fundamento jurídico que resulte aplicable.
Si se presenta una transmisión o transferencia internacional de datos, se verificarán las condiciones y requisitos previstos en la legislación colombiana para el caso concreto.
15. Seguridad de la información
MÉDULA adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, destrucción, alteración, uso indebido, consulta o acceso no autorizado.
Entre las medidas que podrán implementarse se encuentran:
- Control de acceso a formularios y bases de datos.
- Gestión de permisos para el personal autorizado.
- Uso de contraseñas seguras y mecanismos de autenticación adecuados.
- Selección y revisión de proveedores tecnológicos.
- Copias de seguridad y procedimientos de recuperación, según corresponda.
- Atención de incidentes de seguridad y aplicación de medidas correctivas.
Ninguna medida elimina todos los riesgos. En consecuencia, MÉDULA procurará revisar y mejorar sus controles de seguridad de acuerdo con los riesgos asociados a los datos tratados.
16. Conservación y eliminación de datos
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender las obligaciones legales y contractuales aplicables y gestionar eventuales reclamaciones.
MÉDULA establecerá criterios de conservación para sus diferentes bases de datos, entre ellas las de asistentes, artistas postulantes, participantes, proveedores y suscriptores a comunicaciones.
Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista obligación legal o causa legítima para conservarlos, se procederá a su supresión segura o a su anonimización, según corresponda.
17. Cookies y tecnologías similares
Si el sitio web de MÉDULA utiliza cookies u otras tecnologías de seguimiento, estas podrán emplearse para permitir el funcionamiento del sitio, recordar preferencias, obtener estadísticas de uso o realizar otras actividades debidamente informadas.
MÉDULA proporcionará información accesible sobre las cookies utilizadas, sus finalidades y, cuando corresponda, mecanismos para administrar las preferencias del usuario.
Las cookies que requieran consentimiento se activarán de conformidad con las exigencias legales aplicables. La información recopilada mediante estas tecnologías se tratará con arreglo a esta política y al aviso específico que corresponda.
18. Datos de niños, niñas y adolescentes
MÉDULA procurará que sus formularios y actividades se dirijan a personas que cumplan las condiciones de edad establecidas para cada evento.
Cuando resulte necesario tratar datos personales de niños, niñas o adolescentes, se observarán las exigencias legales especiales, incluyendo el respeto de sus derechos fundamentales, el interés superior del menor y la autorización de su representante legal cuando corresponda.
MÉDULA no recolectará datos de menores de edad de manera rutinaria ni los utilizará para finalidades incompatibles con su protección. La participación de menores en eventos estará sujeta, además, a las normas aplicables a la actividad y al acceso al establecimiento.
19. Modificaciones de la política
MÉDULA podrá modificar esta política para reflejar cambios normativos, operativos o tecnológicos.
Las modificaciones sustanciales se comunicarán por medios eficientes antes de su implementación, de acuerdo con la legislación aplicable. La versión vigente estará disponible en el sitio web oficial de MÉDULA.
20. Vigencia
La presente política entra en vigencia a partir del 1 de junio de 2025 y permanecerá vigente mientras MÉDULA realice tratamientos de datos personales relacionados con las finalidades aquí descritas.
La vigencia de cada base de datos dependerá de las finalidades para las cuales fue creada, de las autorizaciones otorgadas y de las obligaciones legales aplicables.
MÉDULA CLUB
Bogotá D. C., Colombia.
Correo de contacto para protección de datos: contacto@medulaclub.com